Arkevia coffre-fort numérique repose sur une architecture à deux portails distincts : myarkevia.com pour l’espace salarié, arkevia.com pour l’interface employeur et RH. Confondre les deux est la première cause d’échec de connexion signalée par les utilisateurs. Cet article détaille la procédure d’activation, les pièges techniques à éviter et les cas d’usage que les guides classiques laissent de côté.
Portail salarié et portail employeur Arkevia : deux adresses, deux usages
La distinction entre les deux URL n’est jamais explicitée sur la page de connexion elle-même. Le portail myarkevia.com donne accès au coffre-fort personnel du salarié : bulletins de paie, contrats, documents RH déposés par l’entreprise. Le portail arkevia.com, lui, sert aux services RH pour administrer le dépôt de documents et gérer les comptes salariés.
A lire aussi : Extranet Courtage AXA en multi-accès : organiser le travail de votre cabinet
En pratique, un salarié qui tente de se connecter sur arkevia.com avec ses identifiants personnels obtient une erreur. L’inverse est vrai pour un gestionnaire RH sur myarkevia.com. Avant toute tentative de connexion ou d’activation, vérifier l’URL dans la barre d’adresse évite la majorité des blocages.
| Critère | myarkevia.com (salarié) | arkevia.com (employeur/RH) |
|---|---|---|
| Public cible | Salarié, ex-salarié | Service RH, gestionnaire paie |
| Accès aux bulletins de paie | Consultation et téléchargement | Dépôt et administration |
| Création de compte | Via identifiant temporaire employeur | Via contrat entreprise avec Arkevia |
| Récupération mot de passe | Email personnel enregistré | Email professionnel ou support dédié |
A voir aussi : Comment créer son identifiant Nibelis lors de la première connexion ?
Activation du coffre Arkevia : identifiant temporaire et première connexion
Le processus d’activation ne commence pas par une inscription libre. L’employeur transmet un identifiant temporaire au salarié, généralement un matricule ou un numéro de salarié, accompagné d’un code secret provisoire. Ces éléments arrivent par courrier interne, email professionnel ou via un document remis par le service RH.
Étapes concrètes de la première connexion sur myarkevia.com
- Se rendre sur myarkevia.com et saisir le matricule ou numéro de salarié fourni par l’employeur, puis le code secret provisoire.
- Le système demande immédiatement de remplacer ce code par un mot de passe personnel définitif. Choisir un mot de passe distinct de celui utilisé pour la messagerie professionnelle.
- Valider une adresse email personnelle (pas l’adresse professionnelle) : c’est cette adresse qui servira en cas de réinitialisation future du mot de passe.
- Après validation, le coffre-fort numérique est actif. Les bulletins de paie déjà déposés par l’employeur apparaissent dans l’espace documents.
Le piège fréquent se situe à la troisième étape. Beaucoup de salariés renseignent leur adresse email professionnelle plutôt que personnelle. En cas de départ de l’entreprise, l’accès à la boîte mail pro est coupé, et la récupération du mot de passe devient impossible sans contacter le support ou l’ancien service RH.
Mot de passe oublié sur Arkevia : la récupération dépend de votre email
La procédure de réinitialisation envoie un lien à l’adresse email associée au compte. Si cette adresse est toujours accessible, la récupération prend quelques minutes. En revanche, si l’email enregistré est une adresse professionnelle devenue inactive, deux options restent disponibles.
La première consiste à contacter le service RH de l’employeur actuel (ou ancien employeur) pour demander une réinitialisation côté administration. La seconde passe par le support Arkevia, mais les retours utilisateurs signalent des délais de réponse variables.
Enregistrer une adresse email personnelle dès la première activation est le seul moyen de garantir un accès autonome au coffre sur la durée. Ce point est d’autant plus critique que la conservation des documents dans Arkevia s’étend sur plusieurs décennies.
Multi-employeurs dans un même coffre Arkevia : un cas peu documenté
Un salarié qui change d’entreprise et dont le nouvel employeur utilise aussi Arkevia n’a pas besoin de créer un second compte. Les bulletins du nouvel employeur s’ajoutent au coffre-fort existant, à condition que l’adresse email personnelle soit identique dans les deux configurations.
Ce fonctionnement multi-employeurs permet de centraliser l’ensemble de sa carrière documentaire dans un seul espace. Les bulletins de paie de chaque employeur restent classés séparément, identifiables par le nom de l’entreprise émettrice.
Le cas inverse mérite attention : si le nouvel employeur utilise un autre prestataire de coffre-fort numérique (Digiposte, PeopleDoc), les documents ne migrent pas automatiquement. Il faut alors gérer deux espaces distincts, sans passerelle entre eux.
Conservation longue durée et sécurité du coffre-fort numérique Arkevia
Arkevia positionne la durée de conservation comme un argument central. Les documents déposés restent accessibles pendant une période couvrant la quasi-totalité d’une carrière professionnelle, y compris après le départ de l’entreprise qui les a émis. Le salarié conserve son accès tant que son compte reste actif.
La conformité RGPD encadre le traitement des données personnelles stockées. Le salarié reste propriétaire de ses documents et peut les télécharger ou les supprimer depuis son espace. La suppression du compte est possible, mais elle entraîne la perte définitive de tous les fichiers archivés.
Sur le plan technique, le chiffrement des données en transit et au repos protège les fichiers contre les accès non autorisés. L’authentification repose sur le couple email/mot de passe, sans double authentification proposée à ce jour pour l’espace salarié, un point que plusieurs utilisateurs signalent comme une limite.
La donnée clé à retenir pour tout salarié qui active son Arkevia coffre : l’adresse email personnelle renseignée à l’activation conditionne l’autonomie d’accès sur toute la durée de conservation. Choisir cette adresse avec soin, la maintenir active et la mettre à jour en cas de changement reste la seule précaution réellement déterminante.
